Merry's Site

Nama : Merry

NIM : 1401085013

Kelas : 07PAA

Tugas GSLC2 – Knowledge Management

Knowledge Management Architecture

Tujuan dalam membuat arsitektur KM(knowledge management) adalah sebagai kerangka dan landasan bagi pengembang dan pengoperasian inisiatif Knowledge Management.

Knowledge Management Architecture didefinisikan sebagai deskripsi tentang komponen dan kapabilitas serta keterkaitan atau interrelationship antar komponen dalam merealisasikan keuntungan dan manfaat KM terhadap perusahaan.

Elemen dasar yang terdapat dalam Knowledge Management Architecture :

1. Knowledge Management Strategy

Strategi KM merupakan penjabaran dari strategi bisnis perusahaan. Dalam strategi KM diformulasikan visi, misi dan objektif strategis dari pengelolaan knowledge yang mendukung visi, misi dan objektif perusahaan. Tahapan selanjutnya adalah melakukan identifikasi tentang langkah-langkah apa yang harus diterapkan dari sisi KM dalam mendukung pengimplementasian strategi bisnis dan pencapaian objektif strategis dari perusahaan. Adapun faktor-faktor  yang mendukung keberhasilannya adalah kejelasan arah, komitmen dan disiplin yang tinggi bagi seluruh stakeholder dan pemimpin yang visioner.

2. Role and Value Proposition

Pada saat awal implementasi KM, para karyawan dan manajemen memiliki pemahaman yang sangat bervariasi terhadap KM. Sehingga manajemen harus memutuskan peran dan value proposition dari KM untuk periode tertentu, yang pada periode selanjutnya dapat dievaluasi.

Ada 3 pilihan peran yang dapat muncul dalam pengelolaan knowledge, yaitu :

1. KM diarahkan untuk mengelola knowledge sebagai produk. Artinya pengelola knowledge mengkonsentrasikan diri dalam melakukan kodifikasi knowledge dan menempatkannya dalam repository knowledge yang dapat diakses oleh karyawan sesuai otoritasnya.
2. KM diarahkan untuk mempertemukan antara orang yang memiliki knowledge (knowledge producer) dengan orang yang membutuhkan knowledge (knowledge consumer), pengelola knowledge harus dapat mengidentifikasi orang-orang yang memiliki knowledge tertentu dan mempertemukannya dengan orang-orang yang membutuhkannya.
3. KM diarahkan memerankan kedua pilihan tersebut di atas sekaligus atau disebut dengan kombinasi.

Adapun Keuntungan dari KM adalah meningkatkan kolaborasi dalam perusahaan, meningkatkan ketrampilan karyawan serta meningkatkan mutu produk dan layanan.

3. Operation Model

Operation model atau model operasi dirumuskan sebagai siapa yang menyediakan solusi itu, dan bagaimana mekanisme produksi dan delivery solusi tersebut kepada target user  yang telah ditetapkan. Secara umum model operasi mencakup bagaimana merealisasikan visi, misi dan objektif serta bagaimana perusahaan dapat menyampaikan peran dan posisinya. Memuat target user, komoditi knowledge, serta teknologi yang dipakai. Pengelola knowledge harus melakukan analisa tentang kondisi ketersediaan knowledge perusahaan untuk menentukan kebutuhan knowledge perusahaan, dan mengidentifikasi unit serta personil yang mana yang membutuhkan knowledge tersebut. Output yang diharapkan adalah teridentifikasinya knowledge gap. Dalam pemodelan operasi biasanya menggunakan kerangka Zack (Zack Frame).

Gambar 1 : Kerangka Zack

Jika daftar knowledge yang ada dalam knowledge gap terlalu panjang, maka harus dilakukan pentahapan pemenuhan berdasarkan skala prioritas. Penentuan prioritas dapat dilakukan dengan cara memetakan semua knowledge ke dalam matriks.

Gambar 2 : Matriks penentuan prioritas

Dirumuskan metode delivery yang digunakan untuk mensuplai knowledge dalam rangka memenuhi knowledge gap. Organisasi dapat menyediakan knowledge dengan berbagai cara, yaitu :

1. Melakukan kodifikasi knowledge kemudian menyimpannya di knowledge base perusahaan dan memberi otoritas kepada pekerja atau unit yang membutuhkan untuk mengakses dan me-retrieve.
2. Mengirim personil yang telah diseleksi untuk mengikuti pelatihan untuk mengakuisisi knowledge yang dibutuhkan.
3. Mengundang expert (internal atau external) untuk membagikan pengetahuannya melalui program yang mirip in house training.
4. Melakukan benchmark kepada perusahaan lain yang dianggap memiliki knowledge yang dibutuhkan.
5. Mendorong anggota organisasi untuk menggali secara mandiri knowledge yang dibutuhkannya.

4. Operation Architecture

Ada 3 komponen dari operation architecture atau arsitektur operasi,  yaitu :

1. Proses : komponen proses menyangkut fungsi-fungsi yang perlu disediakan untuk mendukung kegiatan dan proses dalam KM atau dapat dikatakan sebagai penentuan proses.
2. Organisasi : Komponen organisasi juga menyangkut budaya perusahaan berupa nilai-nilai kolektif yang dianut dan berlaku di perusahaan. Komponen ini dikembangkan oleh  organisasi pembelajar (learning organization).
3. Teknologi : Komponen teknologi merupakan salah satu enabler yang membuat pengeksekusian proses-proses di dalam KM lebih efektif dan efisien. Menurut Giraldo terdapat empat peran utama teknologi bagi perusahaan global, yaitu :
   1. Memelihara dan menjaga jejak dari data-data transaksi operasional.
   2.  Menganalisis lingkungan bisnis.
   3.  Memberi dukungan dalam proses pengambilan keputusan.
   4.  Meningkatkan kolaborasi dan pengambilan keputusan oleh.

Faktor lainnya yang perlu diperhatikan dalam pemilihan teknologi adalah integrasinya dengan sistem-sistem informasi bisnis yang sebelumnya sudah dimiliki perusahaan.

Gambar 3 : Komponen arsitektur operasi